ساپ به اندازه !
در یکی از سازمانهایی که در آنها مشاوره می دادم در خصوص مشکلاتی که برای ورود اطلاعات مدارک مهندسی یکی از پروژه های سازمان بوجود آمده بود مورد مشاوره قرار گرفتم. مشکل اینجا بود که پروژه مربوطه درخصوص ورود اطلاعات در سیستم مکانیزه مرکزی مدارک مهندسی همکاری لازم را انجام نمی داد.
پس از بررسی متوجه شدم که این پروژه فقط 100 مدرک دارد و یک پروژه کوچک است و کار کردن برای این تعداد مدرک با تعداد کارکنانی که این پروژه کوچک داشته است به هیچ وجه به صرفه نیست و انجام این کار با یک شیت اکسل به راحتی قابل انجام و بهره برداری است. با هماهنگی که در آنجا انجام دادم قرار شد در طول پروژه مدیریت اطلاعات آن مدارک به وسیله یک شیت اکسل و با راحتی انجام شده و در نهایت اطلاعات در
سیستم مدیریت مدارک برای سابقه سازمان وارد گردد.
نکته ای که به آن می خواهم اشاره کنم این است که طراحی سیستم مدیریت اطلاعات در هر پروژه باید منطبق با شرایط و نیازمندیهای آن پروژه به انجام برسد. در غیر اینصورت شاهد عدم همکاری و یا عدم صحت اطلاعات خواهیم بود.
در سازمانهایی که دارای نظامهای اطلاعاتی کلی در سطح سازمان می باشند باید در ابتدای هر پروژه و به ازای هر پروژه این نظامات مورد بازبینی برای آن پروژه قرار گیرد.
این موضوع باید در منشور ساپ هر پروژه (PMIS Charter ) در هر پروژه مورد توجه قرار گیرد.
منشور ساپ : مستندی است که در آن سیاستهای کلی در خصوص مدیریت اطلاعات در هر پروژه مشخص می گردد. تهیه منشور ساپ یکی از فرآیندهای برنامه ریزی ساپ در کتاب راهنمای کاربردی سیستمهای اطلاعات پروژه می باشد.