ساپ سازمانی چیست؟
در فصل چهارم کتاب راهنمای کاربردی سیستمهای اطلاعات پروژه بطور مفصل به موضوع ساپ در شرکتهای پروژه محور پرداخته ام. در این مطلب قصد دارم تا به طور خلاصه به این موضوع بپردازم.
کلمه ساپ سازمانی در حقیقت به جهت تفکیک بین ساپ در پروژه و سازمان ابداع شده است. همانگونه که استاندارد پم باک به موضوع مدیریت پروژه برای یک پروژه به تنهایی می پردازد و برای مدیریت در سطح بالاتر پروژه، مانند مدیریت طرح و مدیریت سبد پروژه ها استانداردهای جداگانه ای ارائه نموده است، ما هم با ارائه 30 فرآیند کاربردی چارچوبی را برای ساپ در یک پروژه به تنهایی ارائه کردیم و برای موضوع مدیریت اطلاعات برای چندین پروژه در سطح سازمان موضوعی را با نام ساپ سازمانی که شاید کلمه Enterprise PMIS ترجمه انگلیسی مناسبی برای آن باشد طرح نمودیم.
وقتی سطح مدیریت اطلاعات را به سطح یک سازمان پروژه محور ارتقاء دهیم، پارامترها و پیچیدگی را افزایش داده و در سطحی بالاتر از پروژه، موضوع مدیریت اطلاعات طرح ها و سبد پروژه ها به ساپ اضافه می گردد. از طرف دیگر پرداختن به یکپارچگی ساپ به منظور استفاده از منابع
مشترک برای چند پروژه و مدیریت هم زمان چندین پروژه از دیگر مواردی است که باید در ساپ سازمانی به آن پرداخته شود. پروژه ها چه تنها باشند و چه در یک سازمان پروژه محور باشند یکتا بوده و این یکتایی در سیستم اطلاعات آن پروژه ها نیز وجود دارد. این بدین معنی است که مانند هر پروژه ای که دارای برنامه ریزی منحصر به فرد و خاص خود است، ساپ نیز باید منحصراً برای هر پروژه برنامه ریزی و اجرا گردد. اما نکته قابل توجه این است که همان گونه که سازمانهای پروژه محور در طول حیات خود دانش لازم برای اجرای پروژه های خود را کسب می کنند و برای کاهش هزینه و زمان، واحدهای تخصصی وظیفه ای بوجود می آورند، لازم است در طول عمر سازمان نیز دانش ساپ سازمان ارتقا یافته و این دانش در اختیار سازمان و پروژه ها قرار گیرد.
این نکته مورد تاکید است که دانش ساپ هر سازمان نیز انحصاری است و باید برای هر سازمان به صورت انحصاری تولید گردد.
ساپ سازمانی نیازمند ایجاد یا تامین سیستم های تخصصی برای استفاده همه پروژه ها در سازمان است. ساپ سازمانی لازم است سیستم های اطلاعاتی ای برای سازمان تدارک ببیند که به هر پروژه این امکان را بدهد که خود را در آن سفارشی و یکتا کند. ولی هر پروژه از قوانین و دانش کلی سازمان در آن بهره ببرد.
یکی از مهمترین دلایل بوجود آمدن و نیاز به ساپ سازمانی این است که معمولاً استقرار نظام و سیستمهای اطلاعاتی در یک پروه به تنهایی هزینه بر و زمان بر است و اگر این نظام ها و سیستم های اطلاعاتی از قبل در سازمان وجود نداشته باشد، از یک طرف تجربیات ساپ پروژه ها به سختی به پروژه های دیگر منتقل می شود و از طرف دیگر هزینه و زمان هر بار راه اندازی و استقرار زیاد خواهد شد. همچنین دیگر پروژه ها در ساپ سازمانی تحت ارتباط سبد پروژه و طرح نیز قرار گرفته و از منابع مشترک در سازمان استفاده می کنند.
رویکرد دیگری که در ساپ سازمانی به نسبت ساپ در یک پروژه پر رنگ تر است، ارتباط ساپ سازمانی با سایر سیستمهای اطلاعاتی در سازمان است . این موضوع نیازمند بحث بیشتری می باشد که سعی خواهم کرد در مطالب بعدی به ان اشاره کنم.
برای پرداختن به ساپ سازمانی لازم است 5 فرآیند دیگر علاوه بر 30 فرآیند ساپ در سازمان مورد استفاه قرار گیرد.. تشریح این مورد نیز در تاپیک های بعدی ارائه خواهد شد.