ساپ در شرکتهای پیمانکاری اجرایی
شرکتهای پیمانکاری اجرایی (Construction company) به شرکتهایی اطلاق می گردد که بیشترین پروژه های آنها از نوع عملیات اجرایی و ساخت بوده و به دلیل ماهیت اینگونه پروژه ها نیروهای عملیاتی این شرکتها بیشتر در محل کارگاه های پروژه ها مستقر بوده و به انجام امور خود مشغول می باشند. سختی پروژه های اجرایی که معمولاً در مناطق غیر شهری اجرا می گردد باعث گردیده است که نیروهای عملیات اجرایی معمولاً افرادی آبدیده با تحمل بالا و به اصطلاح پای کار بوده و از حداقل امکانات اداری و شهری در محل پروژه ها برخوردار باشند. ارتباط افراد پروژه با نیروهای کار اجرایی پروژه که از زحمتکش ترین اقشار جامعه می باشند و در سخترین شرایط آب و هوایی و اقلیمی به انجام امور پروژه می پردازند شرایطی در اینگونه پروژه ها فراهم آورده است که حتی در تعاملات اجتماعی افراد این مجموعه با یکدیگر نیز خود را نمودار می نماید.
شرکتهای پیمانکاری به دلیل اینکه بیشتر بر تجربه نیروهای اجرایی و ماشین آلات خود متمرکز بوده اند و به دلیل دوری از مراکز شهری، کمتر استفاده از روشهای مکانیزه و کامپیوتری را در خود تجربه کرده اند و معمولا از بلوغ کمی در حوزه فن آوری اطلاعات و ارتباطات برخوردار می باشند.
اسناد و مدارک و اطلاعات در این نوع از شرکتها و پروژه ها معمولا به صورت فیزیکی و کاغذی نگهداری، توزیع و استفاده می گردد. شاید شرایط این پروژه ها باعث شده است تا استفاده از امکانات کامپیوتری و دیجیتالکمتر مورد استفاده قرار گرفته و این افراد بیشتر تمایل به استفاده از اسناد کاغذی داشته باشند. من در یکی از تجربیات اجرایی خودم در یکی از این کارگاهها به دلیل عدم وجود برق شهری و استفاده از ژنراتور در تامین برق کارگاه و بدلیل نوسانات برق، مانیتور و کامپیوترم سوخت و فقط شانس آوردم که اطلاعات هارد کامپیوتر از دست نرفت. این تجربه باعث شد تا تمهیدات بیشتری به جهت تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات پروژه به کار ببرم.
با بیان این مقدمات قصد داشتم تا گوشه ای از شرایط حاکم در شرکتهای پیمانکاری اجرایی را شرح دهم تا بدینوسیله یادآوری نمایم که مدیریت اطلاعات در این گونه شرکتها و پروژه ها نیازمند آگاهی از شرایط حاکم بر آنها بوده و لازم است به تمام این موارد توجه گردد. گرچه در شرایط فعلی که امکان دسترسی به اینترنت حتی در دور افتاده ترین مکانهای کشور امکان پذیر بوده و استفاده از سیستمهای کامپیوتری نیز فراگیرتر شده است شاید بتوان استفاده بیشتری از این ابزارها نمود ولی در این مجال لازم است تا مواردی را جهت برنامه ریزی و استفاده سیستمهای اطلاعات پروژه در این گونه سازمانها ارائه نمایم.
– در ابتدا موضوع سیستمهای اطلاعات پروژه را فقط در سطح پروژه ها مطرح نموده و بدون کسب تجربه در این پروژه ها این موضوع را به سطح شرکت تعمیم ندهید.
– حتما کتاب راهنمای کاربردی سیستمهای اطلاعات پروژه را مطالعه نموده و از فرآیندهای ارائه شده در این کتاب برای مدیریت اطلاعات استفاده نمایید.
– حتماً یک فرد را به عنوان مسئول اطلاعات پروژه در نظر بگیرید. این فرد باید کارش مدیریت اطلاعات پروژه باشد و حتی می تواند به چند پروژه به صورت همزمان سرویس بدهد.
– فکر نکنید که می توانید در این نوع شرکتها انقلاب کنید! اصلاح روشها و افراد نیازمند زمان است حتماً متناسب با شرایط پروژه و سطح IT نیروی انسانی پروژه از روشهای مکانیزه استفاده نمایید.
– به موضوع زیر ساخت شرکت توجه ویژه نمایید. بدون وجود بستر و زیر ساخت مناسب شبکه و سخت افزار انجام بعضی از امور امکان پذیر نمی باشد.
– متوجه باشید که هدف شما مدیریت اطلاعات پروژه است و نه مکانیزه کردن امور. برای تولید، نگهداری و توزیع اطلاعات به بهترین نحو با توجه به شرایط پروژه برنامه ریزی کنید.
– حتماً منشور ساپ را برای هر پروژه تهیه کنید. در این مستند به بیان شرایط پروژه و سیاستهای اطلاعاتی پروژه بپردازید و آن را به تصویب مسئولین شرکت و پروژه برسانید.
– در برخی از مواقع لازم است برای برنامه ریزی اطلاعات برخی از فرآیندهای کاری اصلاح شود. در این خصوص با هماهنگی مدیر پروژه به این اصلاحات بپردازید. ( در طراحی فرآیندها سطح بلوغ سازمان در IT را فراموش نکنید)
– در ابتدا طراحی را مبتنی بر ابزارهای ساده و فراگیر مانند مجموعه ماکروسافت آفیس قرار دهید. در بسیاری از پروژه های اجرایی استفاده از این ابزار برای مدیریت اطلاعات کافی می باشد.
– از ایمیل برای انتقال اطلاعات و تبادلات داخلی پروژه و سازمان استفاده کنید. اگر شرکت شما دارای زیر ساخت ایمیل سرور نیست نگران نباشید از میلهای عمومی مانند جی میل برای این تبادلات استفاده نمایید.
– به طور مستمر بر اجرای روشها و دستورالعملهای طراحی شده برای مدیریت اطلاعات نظارت کنید و در صورت نیاز موارد را اصلاح کنید.
– در خاتمه پروژه گزارشی از موفقیت ها و مشکلات خود در خصوص مدیریت اطلاعات تهیه نموده و آن را در اختیار مدیران سازمان قرار دهید تا در سایر پروژهای بعدی مورد استفاده قرار گیرد.