درس اول – صد در صد مسئولیت مدیریت اطلاعات در پروژه با مدیر پروژه است

مدیران پروژه باید بدانند که اگر اطلاعات مناسبی در پروژه تولید و توزیع نگردد پروژه‌ی خودشان با مشکل مواجه شده و ریسک شکست آن بالا می رود. پس مدیران پروژه باید در این زمینه چه کاری انجام دهند؟ آنها باید انتظاراتی را از مجموعه تیم خود در ابتدای پروژه و در فاز آغازین (initiatian) پروژه بوجود آورند که منجر به مدیریت صحیح اطلاعات بشود. به طور مثال پروژه ای که کل مدت آن 6 ماه است آیا به نظر شما منطقی است که روشهایی در مدیریت اطلاعات آن بکار رود که بیش از یکسال طول بکشد!

این انتظارات در قالب این دو مستند اصلی شکل می گیرد:

1- تهیه منشور ساپ در پروژه و تصویب آن توسط مدیر پروژه : منشور ساپ مشخص کننده سیاستهای کلی در مدیریت اطلاعات پروژه است و مشخص می کند که با توجه به شرایط هر پروژه باید به اطلاعاتی اهمیت بیشتر داده و از چه روشهایی برای جمع آوری، نگهداری و توزیع اطلاعات استفاده نمود. (توضیح کامل منشور ساپ در  فصل 3.1.1 از کتاب راهنمای کاربردی ساپ ارائه شده است.)

2- تهیه برنامه ساپ: این برنامه که جمع بندی شده 8 گروه اطلاعات دیگر است تکلیف و انتظار مدیر پروژه از وضعیت اطلاعات در پروژه را مشخص می کند و آن وقت مبتنی بر این برنامه مدیر پروژه می تواند از تیم خود انتظار داشته و بر این مبنا اطلاعات پروژه را کنترل کند.(توضیح کامل در بخش 3.1 کتاب راهنمای کاربردی ساپ ارائه شده است)