درس ششم: ابزار زده نشوید!
همانطور که در کتاب راهنمای کاربردی سیستمهای اطلاعات پروژه مفصلاً شرح دادم متاسفانه هر موقع از مدیریت اطلاعات در پروژه صحبت می شود همگان آنرا معادل ابزارهای مدیریت پروژه تلقی می کنند. گرچه در دنیای امروزی ارتباط معناداری بین اطلاعات و فن آوری برقرار شده است، ولی این موضوع نباید باعث آن شود که ما مدیریت اطلاعات را معادل سیستمهای اطلاعاتی مکانیزه بدانیم. مسلماً بخشی از اطلاعات در هر پروژه به صورت فیزیکی وجود داشته و لازم است برنامهریزی برای همه اطلاعات در پروژه به انجام برسد. نکته اساسی که مدیر پروژه می بایست بداند و آن را در پروژه به کار ببندد این است که اطلاعات در پروژه به بهترین وجه با توجه به شرایط پروژه مدیریت گردد و لزوماً همه اطلاعات لازم نیست در ابزارهای مکانیزه تولید یا نگهداری گردد و اصلاً این موضوع به طور کلی امکان پذیر نیست. شاخصی که می توانم برای شما به عنوان مدیر پروژه ارائه کنم این است که از مسئولین اطلاعات در پروژهتان بخواهید تا فهرستی از کلیه اطلاعات مورد نیاز پروژه تهیه کنند و پس از اینکه تیم مدیریت پروژه و مخصوصاً شما آن فهرست را تایید کردید مشخص کنند که هر کدام از این اطلاعات را به چه نحوی مدیریت خواهند کرد. شما سعی کنید روشهایی که برای مدیریت هر کدام از اطلاعات ارائه می کنند از نظر شما با توجه به بلوغ تیم پروژه و سازمان و همچنین شرایط پروژه امکان سنجی داشته باشد و اگر از روشهای بلند پروازانه استفاده شده بود این روشها را تعدیل کنید.
نظرات خود را بیان فرمایید….
