درس هفتم- نیازمندیهای اطلاعاتی خود را ارائه کنید

باید بدانید که تهیه کنندگان اطلاعات در پروژه شما علم غیب ندارند! تا موقعی که به آنها نگویید که چه اطلاعاتی می خواهید آنها به هیچ وجه نمی دانند که باید چه اطلاعاتی را برای شما تهیه نمایند. این انتظار که آنها باید بدانند که چه اطلاعاتی مناسب شما است و آنرا در اختیار شما قرار دهند یک انتظار اشتباه است. شما باید در فاز آغازین پروژه در جلساتی مداوم با این بخش ( قبلاً در درس دوم به اهمیت وجود یک فرد برای مدیریت اطلاعات اشاره شد) مشخص کنید که چه نوع اطلاعاتی را در طول پروژه لازم دارید. برخی از مواردی که باید مشخص کنید عبارتند از:
– نوع اطلاعات، شکل (فرمت اطلاعات)، رسانه اطلاعات( یعنی اینکه با چه چیزی تولید شده است مثلاً کاغذی، صوتی، تصویری، وب یا …)، تولید کنندگان اطلاعات، توالی تهیه اطلاعات، گیرندگان اطلاعات ، تایید کنندگان اطلاعات و …
برای تسریع در این کار می توانید از مسئول اطلاعات پروژه بخواهید که فهرستی از اطلاعات مورد نیاز را با توجه به تجربه خود تهیه کند و آنگاه شما در جلسات روی این فهرست متمرکز شده و آنها را اصلاح کرده و یا مواردی از آنها حذف و یا اضافه کنید.
باید در نظر داشته باشید که در طول پروژه هم هر زمان که احساس کردید گزارشات تهیه شده آنطوری نیست که شما می خواهید دقیقاً برای تولید کنندگان مشخص کنید که این اطلاعات چه تغییری باید بکند و فقط به اینکه این اطلاعات مناسب نیست بسنده نکنید. چون در این صورت مطمئن باشید که اطلاعات مناسب تولید نخواهد شد.

یادآوری : یادتان باشد که صددرصد مسئولیت مدیریت اطلاعات در پروژه با مدیر پروژه است (درس اول)