درس دهم – رویه هماهنگی پروژه از نوع داخلی
یکی از ابزارهای خوبی که می توانید بر مدیریت اطلاعات در پروژه ها تاثیر بگذارید رویه هماهنگی پروژه است. این مستند که با نام coordination procedure نیز شناخته می شود مشخص کننده روابط و تعاملات سازمان بوده و هدف آن ایجاد هماهنگی بین افراد درگیر پروژه می باشد. این مستند شامل بخشهای ارتباطات و مکاتبات، مدیریت و کنترل پروژه، هماهنگی در تهیه اسناد و مدارک، روشهای انجام کار و ارائه خدمات میباشد و به منظور تشریح و توضیح وظایف طرفین در امر هماهنگی مورد استفاده قرار میگیرد.
مدیران پروژه باید با اعمال نظر بر این مدرک و توجه کافی در تهیه این مستند سعی داشته باشند تا اطلاعات را در پروژه به شکل دلخواه مورد مدیریت قرار دهند.
نکته قابل توجه این است که در پروژه ها معمولا این مدرک برای تعامل با طرفهای خارجی پروژه (بیرون از تیم پروژه ) تهیه شده و مورد استفاده قرار می گیرد من به شما پیشنهاد می کنم که علاوه بر رویه هماهنگی خارجی پروژه، یک رویه هماهنگی هم برای تیم پروژه تهیه کنید و در آن به ارتباطات داخلی پروژه بپردازید. در این رویه هماهنگی که می توانید آنرا رویه هماهنگی
داخلی پروژه نامگذاری کنید به شرح تعاملات داخلی سازمان پرداخته و در آن ارتباط بین عناصر داخلی پروژه را تشریح نمایید. لازم است در این مدرک با استفاده از منشور ساپ (PMIS Charter) مرتبط با سیاستهای اطلاعاتی پروژه به طراحی ارتباطات و تهیه اسناد و مدارک و روشهای انجام کار بپردازید.
گرچه معمولاً یک فرد مسئول تهیه این مدرک می باشد ولی سعی کنید همه افراد مرتبط را برای تهیه این مدرک مورد استفاده قرار دهید و در طول پروژه با توجه به نیازمندیهای پروژه این مدرک را اصلاح نمایید.