درس یازدهم – اهمیت پشتیبان گیری از اطلاعات
متاسفانه در اغلب پروژه ها دیده می شود که توجه مناسبی به تهیه نسخه های پشتیبانی (Backup) برای داده های پروژه نمی شود. این عدم توجه به قدری خطرناک است که در برخی از موارد منجر به بروز اتفاقاتی جبران ناپذیر در پروژه می شود. منظور من از پشتیبان گیری از اطلاعات پروژه فقط اطلاعات دیجیتال یا فایلها نیست. چرا که بخشی از اطلاعات پروژه به صورت غیر دیجیتال تولید و نگهداری می گردند که لازم است برای کلیه این اطلاعات برنامه تهیه نسخه پشتیبان تهیه نمود.
اولین قدم در موضوع پشتیبان گیری از اطلاعات، مشخص کردن این است که اطلاعات در کجاها نگهداری میگردد. این اطلاعات میتواند به صورت الکترونیکی یا کاغذی باشد. در مرحله ی بعدی لازم است درجه ی اهمیت اطلاعات مشخص گردد. در سومین مرحله، تهدیداتی که ممکن است این اطلاعات را تخریب نماید، شناسایی شده و بر این اساس راهحل مناسبی به منظور تهیه ی نسخه ی پشتیبان برای هر یک در نظر گرفت. در برخی از موارد لازم است روالهای موجود انجام امور در پروژه اصلاح گردد. به طور مثال اگر در پروژه ای اطلاعات پروژه روی کامپیوترهای شخصی افراد نگهداری میگردد، لازم است دستورالعملهایی در این خصوص تهیه و اطلاعات را بر روی شبکه نگهداری نمود و با برنامه ای مشخص از آن ها نسخه ی پشتیبان تهیه کرد. در خصوص اسناد فیزیکی مانند اسناد مالی و قراردادی پروژه میتوان تدابیری اندیشید که از کلیه ی اسناد، اسکن تهیه شده و به صورت مکانیزه نیز نگهداری شود.
