درس نهم – از ایمیل استفاده کنید اما مناسب

توجه داشته باشید که از روش دوم فقط در مواقع اطلاع رسانی استفاده کنید چون روی نگهداری ایمیلها نمی توان مدیریت خوبی داشت. در روش اول اطلاعات ضمیمه ایمیل باید در جایی از پروژه نگهداری گردد و فقط ایمیل بستر ارسال و مراسلات است . توصیه می شود از متن ایمیل فقط به عنوان مکاتبات غیر رسمی و اطلاع رسانی استفاده کنید و مطالب مهم و اصلی پروژه را از طریق متن ایمیلها منتقل نکنید چون باعث عدم مدیریت آن اطلاعات خواهد شد. مثلا یک مدرک پروژه باید در قالب یک مستند تهیه شده مراحل تایید خود را طی کرده و طبق مدیریت پیکربندی پروژه (configuration management) در جای مشخصی نگهداری گردد و پس از آن می تواند طی یک ایمیل برای برخی از گیرندگان مشخص شده ارسال گردد.

در کتاب راهنمای کاربردی سیستمهای اطلاعات پروژه در گروه فرآیندی برنامه ریزی فرآیندهایی برای این موضوع ارائه شده است. یکی از این فرآیندها فرآیند برنامه ریزی تامین وتوزیع اطلاعات است که خروجی آن ماتریس تامین و توزیع می باشد . اگر چنین ماتریسی در پروژه تهیه نشود و در آن جایگاه استفاده از ایمیل مشخص نشود حتما با معضل بزرگی روبرو خواهید شد.

هیچ وقت یادم نمی رود در یکی از پروژه هایی که در آن درگیر بودم به گونه ای شده بود که همه تیم پروژه از ایمیلهای پروژه به ستوه آمده بودند و مدتی طول کشید تا توانستیم این معظل را در پروژه حل کنیم. حالا قضیه از این قرار بود که هر کسی که ایمیلی را از بخشی از پروژه دریافت می کرد به خیال خودش برای اینکه سایر اعضای پروژه نیز از آن با خبر باشند آن ایمیل را برای همه اعضای پروژه فوروارد می کرد. اتفاقی که افتاده بود این بود که یک ایمیل چندین بار برای همه ارسال می شد و ضمن زیاد شدن تعداد ایمیلها، افراد نمی توانستند ایمیلهای خود را مدیریت کرده و متوجه شوند که آیا دفعه قبلی این ایمیل را دیده بوده اند یا نه و یا اینکه قبلا روی آن فعالیتی انجام داده اند یا نه!