منشور ساپ حلال مشکلات اطلاعاتی پروژه ها
یکی از مشخصات اصلی پروژه ها منحصر به فرد بودن آنهاست. با توجه به این مشخصه، مدیریت اطلاعات در پروژه ها نیز باید برای هر پروژه به صورت منحصر به فرد برنامه ریزی گردد. اولین و مهمترین قدم در مسیر برنامه ریزی اطلاعات در هر پروژه تهیه منشور ساپ (PMIS Charter) است. این منشور که در فاز آغازین پروژه و پس از منشور پروژه (Project Charter) تهیه می گردد به سیاستهای اطلاعاتی پروژه پرداخته و مشخص می کند که انتظارات ذینفعان و مدیران پروژه از مدیریت اطلاعات در این پروژه چه می باشد. این سند واقعاً حلٌال مشکلات در مدیریت اطلاعات پروژه می باشد.
در این سند با توجه به مدت زمان پروژه، شرایط اقتصادی پروژه، سطح بلوغ ذینفعان پروژه، اهداف پروژه و شرایط سازمان تحلیلی از شرایط پروژه ارائه شده و استراتژی و نحوه جمع آوری، نگهداری و توزیع اطلاعات و اینکه چه کسانی در سطح کلی پروژه مسئولیت این امور را به عهده دارند مشخص می گردد. مهمترین ورودی فرآیند تهیه منشور ساپ، منشور پروژه است که مشخص کننده شرایط و سیاستهای کلی پروژه می باشد. این سند پس از تهیه باید به تصویب افراد مرتبط با اطلاعات برسد. گرچه در کتاب راهنمای کاربردی ساپ به شورایی به نام شورای ساپ اشاره کرده ایم که باید این منشور به تصویب آن شورا برسد ولی مهمترین افرادی که باید این سند به تصویب آنها برسد، در ابتدا مدیر پروژه و در مرحله بعد مدیر فاوای سازمان می باشد.
به افرادی که درگیر برنامه ریزی اطلاعات در پروژه می باشند شدیداً توصیه می گردد حتماً منشور ساپ را تهیه نموده و به تصویب برسانند و پس از آن بر اساس سیاست های ارائه شده در این مستند اطلاعات در پروژه را برنامه ریزی نمایند.
در شکل زیر نمای ورودیها، ابزار و تکنیکها و خروجیهای این فرآیند را ملاحظه می فرمایید:
منشور ساپ سازمانی سندی است که به ارائه سیاستهای کلی ساپ در سازمان می پردازد(ممکن است در همه موارد وجود نداشته باشد)
برخی از مواردی که می تواند در منشور ساپ به آنها اشاره گردد عبارتند از:
– بیان خلاصه ای از شرایط پروژه ( برگرفته از منشور پروژه)
– تحلیل شرایط پروژه از دیدگاه فاوا ( فن آوری اطلاعات و ارتباطات)
– معرفی مسئول اطلاعات در پروژه و در صورت لزوم ساختار ساپ پروژه
– معرفی ذینفعان کلی پروژه از دیدگاه اطلاعاتی
– شناسایی ریسکهای اطلاعاتی پروژه
– بیان استراتژیهای کلان اطلاعاتی در پروژه
– زمان بندی برنامه ریزی اطلاعات در پروژه
– سایر موارد مورد نیاز به تشخیص تهیه کنندگان
– تصویب کنندگان و زمان تصویب سند
این سند می تواند در طول پروژه تغییر یابد ولی در برخی از موارد تغییر این سند معضلاتی را در مدیریت اطلاعات پروژه بوجود می آورد لذا در تهیه این سند کمال دقت و اهمیت را قایل شوید.
در پست های بعدی برخی از تجربیات عینی در خصوص این مورد را خدمتتان ارائه خواهم نمود.