درس دوم : منافع پروژه در اولویت اول است
به عنوان مدیر پروژه مواظب باشید در دام نیافتید! مهمترین وظیفه شما به عنوان مدیر پروژه حفظ منافع پروژه طبق توافقات انجام شده با ذینفعان پروژه است.شما در فاز آغازین پروژه فرصت دارید تا انتظارات خودتان را از اطلاعات مورد نیازتان مشخص کنید و آنرا در منشور ساپ مستند کنید. دامی که برای شما وجود دارد این است که پیشنهاداتی در خصوص مدیریت اطلاعات در پروژه دریافت کنید که به نفع پروژه شما نباشد. چطور ممکن است؟ اگر روشهایی برای مدیریت اطلاعات در پروژه در نظر گرفته شود که باعث افزایش زمان و هزینه پروژه گردد این روش به هیچ وجه نباید از طرف شما پذیرفته شود.
اگر شما در یک سازمان پروژه محور هستید که دارای روشهای عمومی در مدیریت اطلاعات پروژه است حتماً سعی کنید در فاز آغازین این روشها را برای پروژه خودتان بومی کنید و آن را با توجه به شرایط پروژه بازنویسی کنید. اگر منافع سازمان ایجاب می کند که بخشی از منافع پروژه کاهش یابد حتما این موضوع را با ذیفعان پروژه و مخصوصاً با مدیران ارشد سازمان در میان بگذارید و از آنها تایید بگیرید که باید هزینه این موضوع را سازمان پرداخت کند و نه پروژه. و اگر هم قرار است بخشی از آن از طریق پروژه پرداخت شود این مبالغ و یا زمانها به هزینه ها و زمانهای تصویب شده پروژه اضافه گردد. یادتان باشد مسئولیت مدیریت اطلاعات پروژه با شماست.
